Бесплатная юридическая помощь.

- Ждем ваших обращений!

Главная - Интеллектуальная собственность - Образец ответа на входящее письмо

Образец ответа на входящее письмо


Письмо-запрос


Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя. Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Виды служебных писем

Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу). Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам.
Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

Письмо-ответ

Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа.

Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию.

Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…». При составлении письма-отказа необходимо указать его причину.

Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.

Рекомендуем прочесть:  Обмен валюты ограничения по сумме 2023

В заключении письма-отказа ставится подпись составителя.

Ответ на запрос о предоставлении информации

Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;

  • Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

    • Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

    1. При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.
    2. При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;

    ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть приложения на нескольких листах (содержащие такие документы).

    В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью. Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

    Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

    Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает.

    Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

    Письмо-ответ составляется в разных случаях.

    Это может быть реакция на конкретную жалобу, претензию или просьбу. Причем она может быть как положительной, так и отрицательной. Во втором случае документ будет представлять уже своего рода письмо-отказ. Но дать его надо с подробным разъяснением причин, заставивших принять такое решение. Для примера можно рассмотреть случай, когда компания получила официальный письменный заказ на изготовление определенного вида продукции за конкретно указанный срок.
    Если такое сотрудничество для предприятия является желанным, то отреагировать надо незамедлительно.

    Образец письма-ответа

    Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

    Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте.

    Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма.

    Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д.

    Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей. Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением.

    Рекомендуем прочесть:  Ренессанс страхование проверить полис осаго

    Посмотрите письма-ответа на запрос (файл формата doc).

    Письмо-отказ строится по-другому образцу.

    Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ).

    Как ответить на входящее письмо образец

    Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа.

    Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию.

    Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…». При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю.

    Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…».

    Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.

    Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.

    Шпаргалка делопроизводителя

    Начинаются, как правило, так: В ответ на ваш запрос… В ответ на ваше письмо… Затем идет изложение ответа Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан. Письмо-просьба. Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться: В связи со сложившейся ситуацией на производстве… Продолжается описанием самой просьбы Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

    Завершается письмо стандартными фразами С уважением…, Заранее благодарим за участие…, С наилучшими пожеланиями…. Письмо-благодарность. Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу, так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь.

    Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

    Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств. Завершается письмо фразами С наилучшими пожеланиями… Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

    Сопроводительное письмо.

    Ответ на запрос, образец

    Также в отрицательном письме должны содержаться условия, при соблюдении которых организация, сделавшая запрос, сможет все-таки получить нужные сведения.

    Надеемся на продолжение сотрудничества.

    Перед составлением ответа следует проинформировать заявителя любым удобным способом о получении запроса по указанным в нем (запросе) контактам – телефону, электронной почте или иным образом.

    Далее следует приступить непосредственно к оформлению документа.