Бесплатная юридическая помощь.
- Ждем ваших обращений!
Оглавление:
Проще всего завести форму в Excel. Например, можно заполнять две связанных таблицы.
Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Единицы измерения Объем закупки, единиц Дата закупки Остаток, единиц Текущая дата Группа канцтоваров Наименование канцтоваров Выдано отделу 1 Выдано отделу 2 Выдано отделу 3 Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Дата Количество, единиц Из первой таблицы наглядно видно, какой остаток по каждому наименованию канцтоваров мы имеем на текущую дату, а на основе второй таблицы можно анализировать расходование канцтоваров по отделам. Можно составить и другие таблицы, которые облегчат учет и позволят проводить регулярный анализ.
Важно
Нормы расходования канцтоваров целесообразно устанавливать каждой компании индивидуально в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.Для этого используется два метода:
Это не только упрощает весь процесс, но и обеспечивает руководителей отделов дополнительными рычагами управления, позволяет лучше разбираться в деятельности подчиненных и упрощает процесс контроля.
Ведь обосновывая потребность в канцтоварах перед своим руководителем, сотрудник не имеет возможности «придумать» задачи, для которых ему что-то понадобилось. Например, нам известен случай, когда один из сотрудников заказал у офис-менеджера бумагу формата А3, объяснив это тем, что ему нужно делать презентации для клиентов. Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается.
Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. Это не значит,
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Магазин канцтоваров.
Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета.
Если компания небольшая, человек 20, то заказ канцтоваров не такое уж и хлопотное дело.
Но вот если у вас несколько десятков человек, много отделов и всем требуется разное, тогда заказ канцтоваров и контроль за их наличием может превратиться в головную боль.
по сравнению с другими статьями расхода компании.
Но если посчитать траты на канцелярию за квартал или год, вы удивитесь, насколько эта сумма превышает ваши ожидания.
руководитель отдела снабжения Можно принимать заявки как в бумажном, так и в электронном виде.
Для крупных компаний можно даже разработать специальную программу подачи заявок, в которой будет систематизироваться вся информация, как о заявках, так и о реальном расходовании.
Внимание В ней можно также установить ограничения по нормам.
Также можно завести журнал заявок, куда сотрудники будут записывать наименование и количество канцтоваров. Но такой способ подходит лишь для небольших (до 30 человек) организаций.
Для более крупных компаний лучше разработать специальную форму заявки, аналогичную приведенной выше.
На практике весь цикл может занимать до 3 недель.
Поэтому, сроки сдачи заявок обычно устанавливают до 10 – 15 числа месяца, предшествующего периоду планирования. Можно также установить, что отдел не сдавший заявку вовремя, не включается в общий список и соответственно лишается канцтоваров на следующий период. Такой подход сэкономит вам не только средства, но и время.Как обеспечить офис канцтоварами?
Только в случае, если вы испытываете маниакальный кайф от забивания головы разными ненужными пунктиками;) — Марина абсолютно права.
Опираться на рекомендованные нормы расхода канцтоваров для бюджетных учреждений могут организации, чья деятельность близка к деятельности таких учреждений.
Например, это юридические и консультационные фирмы, компании, чья деятельность связана с метрологией и стандартизацией, и т.д.
Наименование показателя Единица измерения Норма на одного работника в год Ручка шариковая (длина линии письма 2000 м) шт. 4 Стержень шариковый (длина линии письма 2000 м) шт. 12 Карандаш графитный механический, HB шт.
4 Книга канцелярская, 96л.лин.оф.(тв. лам. обл), А4 шт. 1 Линейка пластиковая масштабная шт. 1 Корректор-ручка на эмульсионной основе, 10 мл.
шт. 1 Синтетический ластик для карандаша и шариковых ручек шт. 4 Скотч, 18 х 10 м шт. 1 Ножницы офисные, 150 мм шт.
— Можно проанализировать расход за несколько месяцев:Выдал в начале месяца канцтовары, в конце посчитать, сколько осталось, вывести среднее арифметическое.У нас все зависит от объема работы, иногда бумага и картриджи, рассчитанные на месяц, улетают за неделю, иногда несколько месяцев не покупаем.В госструктурах выдают, все порционно-лимитировано, есть кто из госструктур? Ау? — Установите лимит — одна ручка с одним стержнем на месяц, если не уложился, на следующий месяц не выдавать, если с экономил, то на следующий месяц тоже не выдавать, вот так и найдете золотую середину, сотрудники перейдут на самостятельное приобретение канцтоваров, будут приобретать самостоятельно, все что нужно и сколько нужно.
А серьезно- действительно подробней — ведь что то есть такое- регламент или инструкции? — Сергей, вы сошли с ума. Не усложняйте себе жизнь:) регламент к черту — и вперед))) — Гм. ну мне не кажется что это не правильно- все таки экономия должна присутствовать- т.к.
Это не только упрощает весь процесс, но и обеспечивает руководителей отделов дополнительными рычагами управления, позволяет лучше разбираться в деятельности подчиненных и упрощает процесс контроля. Ведь обосновывая потребность в канцтоварах перед своим руководителем, сотрудник не имеет возможности «придумать» задачи, для которых ему что-то понадобилось.Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета.
Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок.